こんにちはSebです。
今日はScanSnapと名刺管理ソフト「Eight」を使った名刺の便利な管理方法をご紹介します。
私は普段営業をしているので名刺がどんどん溜まっていきます。多いか少ないかは置いといて過去10年間で約1500枚の名刺をいただきました。名刺ファイル3冊分ですね。
実際の営業活動をしていると外出先でお客様などの連絡先を調べたいシーンがそこそこありますが、名刺ファイルをわざわざ持って出るわけにいかず、よく困ることが有ります。
そこで活用したいのがクラウド名刺管理サービス「Eight」です。
さらに私のような名刺を沢山もらう営業マンはScanSnapを使えば「Eight」が一層便利になります。
今日はそのあたりの利用方法をレビューします。
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■名刺管理ソフト「Eight」のインストール
これがないと始まりません。「無料版」と『有料版」がありますが、特段こだわりがなければ無料版で十分です。スマホに「Eight」アプリをインストールし、起動後に画面の指示に従ってアカウントを作成して下さい。（そんなに難しくありません。）
これでひとまず「Eight」が使えるようになります。
■「EightScan」の設定
（ScanSnapを利用していることが前提ですが、）お使いのPCでスキャナ連携ソフト「EightScan」をダウンロードしてインストールして下さい。（こちらも特段難しいことはありません。）
■ScanSnap側の設定
こちらはちょっとややこしいです。ScanSnapManagerでEightScanの登録と読み取り時の設定を行いますが、ご利用機器のバージョンによっても異なってきますのでEightの公式サイトをご参照下さい。
■操作方法は簡単「読み込ませて待つ」だけ
手順を簡単に述べますと
- PC画面上の「EightScan」アイコンをダブルクリックして起動
- ログイン画面でメールアドレス（またはユーザーID）とパスワードを入力しログイン
- ScanSnapに名刺をセットして読み込みボタンを押下
- PC画面上で読み込まれた名刺イメージを確認し、Eightサーバへ送信
これで完了です。
一つ小技をお伝えするなら、名刺をセットする際は横向きにセットした方が読み込みが早く終わります。
後は登録されるまでひたすら待ちます。登録完了までの時間はまちまちです。1枚登録するのに5日かかることもあれば100枚登録するのに半日で終わることもあります。こればかりは「Eight」サービスのバックヤードで打ち込み処理をしてくれている方々の処理量の問題なのでなんとも言えません。
とにかくひたすら待ちます。
■普段の利用シーン
使い方はとても簡単です。
スマホでアプリを起動して右上の検索アイコンをタップすれば検索窓がでてきますので「名前」か「会社名」のどちらかで検索します。全文一致ではないので「大阪」とか「山田」とか一部分でも入力すれば該当の候補をピックアップしてくれます。
または右下の「あなたのネットワーク」をタップし画面に遷移すると会社一覧が表示されるので、画面右側にあるあ〜zのインデックスでスライドさせて会社名を辿って探していくこともできます。
無料版では「会社名」、「名前」、「電話番号」のみデータ化してくれますので、連絡先を探す時はこれでほぼ用は足ります。それ以外に例えば会社の「住所」などを調べたいときは名刺データ右上にある名刺イメージをタップすれば名刺が全画面表示になるのでそこで確認できます。
いかがでしょうか。大変便利な「Eight」サービスで名刺の大量スキャンもScanSnapでできるのでぜひビジネスで活用してみて下さい。
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